Oferujemy usługę z zakresu ochrony osób zgłaszających naruszenia. Nasza usługa obejmuje stworzenie i pełną obsługę wewnętrznego kanału zgłoszeń.

Od 17 grudnia 2021 r. zaczęła obowiązywać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. 

Ustawa o ochronie sygnalistów wdrażająca ww. dyrektywę obowiązywać będzie od 25 września 2024 r., co oznacza, że do tego czasu przedsiębiorcy muszą wdrożyć w swoich przedsiębiorstwach nowe procedury. Brak procedury lub ustanowienie procedury z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, zagrożone jest karą grzywny.  

Procedura ta ma na celu ułatwienie wykrycia naruszeń prawa Unii Europejskiej oraz prawa polskiego w przedsiębiorstwie. Umożliwi ona pracodawcy pozyskanie informacji o nieprawidłowościach i ich wyeliminowanie poprzez wprowadzenie działań naprawczych. Zapewni ochronę osób (tzw. Sygnalistów) dokonujących zgłoszenia naruszenia przed ich zwolnieniem lub innymi działaniami odwetowymi.

Obowiązki pracodawców wynikające z Dyrektywy: 
1. Ustanowienie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.
2. Utworzenie kanałów przyjmowania zgłoszeń umożliwiających ustne lub pisemne przyjmowanie zgłoszeń. Kanały muszą być zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiając uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.
3. Wyznaczenie bezstronnych osób (podmiotów) do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami oraz do komunikacji z sygnalistą.
4. Ustalenie korzystnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych.
5. Zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji o procedurach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.
6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
7. Rozpatrywanie zgłoszeń i przeprowadzenie postępowań następczych.

Te dwa ważne elementy muszą być poprawnie wdrożone i procedowane razem:

•    Utworzenie kanału zgłoszeń wewnętrznych, który zapewni anonimowość osoby zgłaszającej.
•    Podjęcie działań następczych, które mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenie naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia.

Polegają one głównie na przeprowadzeniu wewnętrznego dochodzenia i wyjaśnienia sprawy oraz podjęciu wszelkich możliwych działań, aby zapobiec podobnym incydentom w przyszłości.

Outsourcing prawny ma wartość dodaną, ponieważ zgłoszenie będzie analizowane przez podmiot dokładnie znający zagadnienia prawne, których dotyczy zgłoszenie. Ten sam podmiot przeprowadzi również postępowanie.

Zgłoszenia mogą dotyczyć różnych dziedzin prawa: prawa karnego (korupcja i inne), prawa karnego skarbowego, ochrony prywatności i danych osobowych, prawa cywilnego, gospodarczego, dotyczące oferowanych usług i produktów, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zamówień publicznych.

Zgłoszeń mogą dokonywać nie tylko pracownicy, ale też m.in. osoby świadczące prace na innych podstawach niż stosunek pracy: kontrahenci, przedsiębiorcy, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, stażyści, czy praktykanci.

Oferujemy firmom usługę stworzenia i obsługi wewnętrznego kanału zgłoszeń, która obejmuje:

1. Przeprowadzenie audytu aktualnie stosowanych procedur (jeżeli istnieją) oraz struktur firmy.

2. Stworzenie procedury zgłaszania naruszeń dla Klienta lub dostosowanie obowiązujących u Klienta procedur zgłaszania naruszeń do obowiązujących przepisów prawa.

3. Utworzenie kanału zgłoszeń w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty oraz osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu, jak i uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.

4. Wybór przez firmę odpowiedniego dla siebie rozwiązania: od prostych metod, jak zgłoszenia korespondencją tradycyjną, e-mailowe czy formularze, po nasz zaawansowany system. Nasz dedykowany system umożliwia zgłoszenia telefoniczne z nagrywaniem i zniekształceniem głosu, anonimowe zgłoszenia z możliwością komunikacji, oraz obsługę w ponad 80 językach z tłumaczeniem.

5. Przyjmowanie zgłoszeń i ich analizę, a następnie podejmowanie działań następczych w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu. Nasi Radcy Prawni weryfikują każde zgłoszenie i pozostają w stałym kontakcie ze zgłaszającym. Oprócz tego prowadzimy dochodzenia wewnętrzne, wyjaśniające, oraz rekomendujemy dalsze działania, takie jak skierowanie sprawy na drogę postępowania karnego, skarbowego, czy cywilnego, w zależności od naruszeń.

6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń.

7. Prowadzenie monitoringu zmian w prawie, wprowadzanie korekt do dokumentacji, jeżeli tego wymagają zmiany i/lub specyfika firmy w toku działania kanału.

8. Możliwość konsultowania zamierzonych działań podmiotu w zakresie zgodności z prawem;
weryfikowanie zapisów i postanowień umów oraz innych dokumentów, które zostały skierowane przez Zarząd Spółki.

9. Świadczenie stałego doradztwa w przedmiocie sygnalistów.

Korzyści, jakie daje Państwu skorzystanie z naszej usługi:

- Profesjonalna obsługa zgłoszenia oraz podejmowanych działań następczych świadczona przez wykwalifikowanych i doświadczonych radców prawnych.

- Stały koszt gwarantujący działania zgodne z prawem bez limitu zgłoszeń.

- Brak ukrytych kosztów w szczególności związanych z podejmowanymi działaniami następczymi, jak koszty dojazdów, koszty spotkań ze świadkami, koszty po przekroczeniu limitu zgłoszeń itp.

Przetestuj nasz system bezpłatnie przez dwa tygodnie, klikając w poniższy link:
Wewnętrzny Kanał Zgłoszeń

Oferujemy również szkolenie:

Niezależnie od rzeczy opisanych powyżej, oferujemy szkolenie z zakresu regulacji prawnych ochrony osób zgłaszających naruszenia dla pracowników oraz współpracowników Klienta. 

Głównym celem szkolenia jest poinformowanie zespołu  w firmie o wdrożonej procedurze, wyjaśnienie zasad jej działania oraz istoty i celu jej stworzenia.

Zalecamy, aby szkolenie obejmowało wybrane grupy pracowników, np. kadrę zarządzającą, kierowników poszczególnych jednostek.

Szczegóły szkolenia:

Na potrzeby szkolenia opracowane zostaną materiały w formie elektronicznej, które osoby biorące udział w szkoleniu, będą mogły przekazać swoim zespołom.

Każdy pracownik/współpracownik będzie mógł zadać pytania drogą mailową Kancelarii z zakresu objętego szkoleniem. W ramach współpracy (bez dodatkowych kosztów) opracujemy odpowiedzi na najważniejsze i najczęściej pojawiające się pytania. Odpowiedzi zostaną przekazane do wszystkich pracowników/współpracowników wg. zasad przyjętych u Klienta. 

Szkolenie może odbywać się online lub w siedzibie Klienta, w zależności od jego preferencji.

Jeśli wybiorą Państwo naszą ofertę, dodatkowo zapewniamy wsparcie w realizacji działań po postępowaniu wyjaśniającym. Będziemy prowadzić postępowania w imieniu Klienta przeciwko osobom, które uzyskały korzyści finansowe kosztem Klienta, w celu odzyskania rekompensaty lub ochrony wizerunku.

Koszt każdorazowo uzgadniamy z Klientem i zależy on od rodzaju działań, które zostaną podjęte podczas współpracy. 

Z przyjemnością odpowiemy na Państwa pytania lub omówimy temat podczas spotkania.