Od 17 grudnia 2021 r. zaczęła obowiązywać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Ustawa o ochronie sygnalistów wdrażająca ww. dyrektywę obowiązywać będzie od 25 września 2024 r., co oznacza, że do tego czasu przedsiębiorcy muszą wdrożyć w swoich przedsiębiorstwach nowe procedury. Brak procedury lub ustanowienie procedury z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, zagrożone jest karą grzywny.

Procedura ta ma na celu ułatwienie wykrycia naruszeń prawa Unii Europejskiej oraz prawa polskiego w przedsiębiorstwie. Umożliwi ona pracodawcy pozyskanie informacji o nieprawidłowościach i ich wyeliminowanie poprzez wprowadzenie działań naprawczych. Zapewni ochronę osób (tzw. Sygnalistów) dokonujących zgłoszenia naruszenia przed ich zwolnieniem lub innymi działaniami odwetowymi.

1. Ustanowienie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.
2. Utworzenie kanałów przyjmowania zgłoszeń umożliwiających ustne lub pisemne przyjmowanie zgłoszeń. Kanały muszą być zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiając uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.
3. Wyznaczenie bezstronnych osób (podmiotów) do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami oraz do komunikacji z sygnalistą.
4. Ustalenie korzystnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych.
5. Zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji o procedurach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.
6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
7. Rozpatrywanie zgłoszeń i przeprowadzenie postępowań następczych.

Te dwa ważne elementy muszą być poprawnie wdrożone i procedowane razem:

• Utworzenie kanału zgłoszeń wewnętrznych, który zapewni anonimowość osoby zgłaszającej.
• Podjęcie działań następczych, które mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenie naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia.

Polegają one głównie na przeprowadzeniu wewnętrznego dochodzenia i wyjaśnienia sprawy oraz podjęciu wszelkich możliwych działań, aby zapobiec podobnym incydentom w przyszłości.

Outsourcing prawny ma wartość dodaną, ponieważ zgłoszenie będzie analizowane przez podmiot dokładnie znający zagadnienia prawne, których dotyczy zgłoszenie. Ten sam podmiot przeprowadzi również postępowanie.

Zgłoszenia mogą dotyczyć różnych dziedzin prawa: prawa karnego (korupcja i inne), prawa karnego skarbowego, ochrony prywatności i danych osobowych, prawa cywilnego, gospodarczego, dotyczące oferowanych usług i produktów, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zamówień publicznych.

Zgłoszeń mogą dokonywać nie tylko pracownicy, ale też m.in. osoby świadczące prace na innych podstawach niż stosunek pracy: kontrahenci, przedsiębiorcy, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, stażyści, czy praktykanci.

1. Przeprowadzenie audytu aktualnie stosowanych procedur (jeżeli istnieją) oraz struktur firmy.

2. Stworzenie procedury zgłaszania naruszeń dla Klienta lub dostosowanie obowiązujących u Klienta procedur zgłaszania naruszeń do obowiązujących przepisów prawa.

3. Utworzenie kanału zgłoszeń w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty oraz osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu, jak i uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.

4. Wybór przez firmę odpowiedniego dla siebie rozwiązania: od prostych metod, jak zgłoszenia korespondencją tradycyjną, e-mailowe czy formularze, po nasz zaawansowany system. Nasz dedykowany system umożliwia zgłoszenia telefoniczne z nagrywaniem i zniekształceniem głosu, anonimowe zgłoszenia z możliwością komunikacji, oraz obsługę w ponad 80 językach z tłumaczeniem.

5. Przyjmowanie zgłoszeń i ich analizę, a następnie podejmowanie działań następczych w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu. Nasi Radcy Prawni weryfikują każde zgłoszenie i pozostają w stałym kontakcie ze zgłaszającym. Oprócz tego prowadzimy dochodzenia wewnętrzne, wyjaśniające, oraz rekomendujemy dalsze działania.

6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń.

7. Prowadzenie monitoringu zmian w prawie, wprowadzanie korekt do dokumentacji.

8. Możliwość konsultowania zamierzonych działań podmiotu w zakresie zgodności z prawem.

9. Świadczenie stałego doradztwa w przedmiocie sygnalistów.

- Profesjonalna obsługa zgłoszenia oraz podejmowanych działań następczych świadczona przez wykwalifikowanych i doświadczonych radców prawnych.

- Stały koszt gwarantujący działania zgodne z prawem bez limitu zgłoszeń.

- Brak ukrytych kosztów w szczególności związanych z podejmowanymi działaniami następczymi, jak koszty dojazdów, koszty spotkań ze świadkami, koszty po przekroczeniu limitu zgłoszeń itp.

Niezależnie od rzeczy opisanych powyżej, oferujemy szkolenie z zakresu regulacji prawnych ochrony osób zgłaszających naruszenia dla pracowników oraz współpracowników Klienta.

Głównym celem szkolenia jest poinformowanie zespołu w firmie o wdrożonej procedurze, wyjaśnienie zasad jej działania oraz istoty i celu jej stworzenia.

Zalecamy, aby szkolenie obejmowało wybrane grupy pracowników, np. kadrę zarządzającą, kierowników poszczególnych jednostek.

Na potrzeby szkolenia opracowane zostaną materiały w formie elektronicznej, które osoby biorące udział w szkoleniu będą mogły przekazać swoim zespołom.

Każdy pracownik/współpracownik będzie mógł zadać pytania drogą mailową Kancelarii z zakresu objętego szkoleniem. W ramach współpracy opracujemy odpowiedzi na najważniejsze pytania. Odpowiedzi zostaną przekazane do wszystkich pracowników/współpracowników.

Szkolenie może odbywać się online lub w siedzibie Klienta.

Zapewniamy wsparcie w realizacji działań po postępowaniu wyjaśniającym oraz prowadzenie postępowań w imieniu Klienta.